Menu

Waardevol en inspirerend vergaderen

Te vaak wordt gehoord dat vergaderingen saai zijn. Dit kan een onderdeel van de cultuur zijn, wat niet strookt met de werkelijkheid, maar het is ook mogelijk dat vergaderingen inderdaad niet inspirerend worden uitgevoerd. Toch zijn er mensen die wel plezier beleven aan vergaderen. Verschillen in persoonlijkheid zullen hier een rol in spelen. Het is de uitdaging om zo te vergaderen dat iedere deelnemer de vergadering als zinvol ervaart. Deze handreiking hoopt een bijdrage te leveren aan deze uitdaging.

10 regels voor een goede vergadering

Een groot deel van het diakenambt bestaat uit het vergaderen met de diakenen en soms ook met de kerkeraad of een commissie. Het lijkt af en toe een doel op zich te zijn. Maar als het goed is vindt de vergadering plaats tussen het eigenlijke werk door, en geeft het richting in de uitvoering van de taken. Hieronder vind je diverse aanknopingspunten om een diaconievergadering waardevol en ondersteunend te laten zijn.

  1. Houd alleen een vergadering wanneer dit echt nodig is.
  2. Elke vergadering/agendapunt heeft een duidelijke doelstelling.
  3. Nodig een neutrale begeleider uit voor ‘gevoelige’ vergaderingen.
  4. Bereid een duidelijke, beknopte, resultaatgerichte agenda voor.
  5. Bezorg de uitnodiging tijdig aan alle deelnemers. Denk aan: doelstellingen, agenda met tijdsindeling, locatie, datum en tijdstip, achtergrondinformatie en instructies ter voorbereiding.
  6. Zorg ervoor dat de deelnemers voorbereid, concreet en constructief zijn.
  7. Start en stop op tijd.
  8. Maak vergaderverslagen en bewaar ze zorgvuldig.
  9. Neem beslissingen.
  10. Wijs taken toe, en voer alle acties zorgvuldig uit.

Zinvol vergaderen

Een zinvolle vergadering voldoet aan de volgende criteria:

  • het doel is bekend
  • de agenda is op tijd
  • de informatie is vooraf beschikbaar
  • een vergadering is noodzakelijk. Een andere manier van overleg is geen optie (mailwisseling, telefoonronde, poststuk, wandelgang e.d.)

Tips en ideeën

Hieronder worden tips en ideeën over vergaderen beschreven. Gebruik ze om een kritisch naar jullie eigen vergaderingen te kijken en om de effectiviteit daarvan te vergroten.

Algemeen

Algemene richtlijnen:

  • Bereken de hoeveelheid vergadertijd.
  • Maak deelnemers eigenaar van agendapunten.
  • Maak een tijdsplanning en houd je daaraan.
  • Behandel de belangrijke punten eerst.
  • Schrijf mee op een bord tijdens de vergadering.
  • Vervang ‘ja maar..’ door ‘ja en…’, dus niet in de verdediging, maar constructief.
  • Sluit agendapunten af met: wie doet wat en wanneer?
  • Verspreid een actielijst binnen 24 uur, als het nog vers is.

In sommige vergaderingen wordt veel tijd besteed aan het uitwisselen van ervaringen. Wanneer dit als een belangrijke doelstelling van de vergadering is, is het raadzaam in dit ook in de agenda een duidelijke plek en prioriteit te geven. Dit voorkomt dat andere belangrijke zaken niet in de verdrukking komen.

 

Voorbereiding
Agenda
Vergadering
Voorzitter
Deelnemers
Brainstorm
Besluitvorming
Nawerk

Diaconaal Steunpunt is

Derk Jan Poel

Teamleden van Diaconaal Steunpunt