Maak werk van inwerken

Elk jaar worden er nieuwe diakenen benoemd. Vaak zijn het jonge mannen en vrouwen zonder eerdere ervaring. Vanaf het moment dat ze ja hebben gezegd, komen er allerlei vragen op hen af. Een duidelijk inwerkprogramma draagt bij aan een goede start van een nieuwe diaken en aan een gezonde diaconie en gemeente.

Want waar heb je eigenlijk ja op gezegd? Wat doet een diaken precies, naast collecteren? Waarin verschillen de taken van een diaken van die van een ouderling? Hoe pak je dat eerste kennismakingsbezoek aan? Hoe help je mensen en hoe spoor je gemeenteleden aan om dat zelf ook te doen? Ook voor een diaken met ervaring kan er in een periode dusdanig veel veranderen dat bepaalde zaken niet meer bekend zijn. Alle reden dus om aandacht te hebben voor het systematisch inwerken en begeleiden van nieuwe diakenen.

Inwerkplan voor nieuwe diakenen

Een eerste indruk is vaak heel erg bepalend. Dat geldt ook voor het beeld dat nieuwe diakenen van de diaconie krijgen. Je kunt daar positief aan bijdragen door het aanbieden van een doordacht inwerkprogramma. Daarmee neem je nieuwe diakenen vanaf de start mee in het werk van de diaconie. Dat heeft een aantal voordelen. Allereerst help je hen zich sneller op hun gemak te voelen. Het versterkt het gevoel dat ze deel uitmaken van het diaconale team. Verder voelen zij zich daardoor sneller zeker over de dingen die ze moeten weten en is eerder duidelijk wat er van hen wordt verwacht. Dat is prettig voor een diaken, maar het komt ook het diaconale werk en daarmee de gemeente ten goede.

Waar heb je eigenlijk ja op gezegd?

Bij het kennismaken met de diaconie en tijdens het inwerken krijgt een nieuwe diaken heel veel informatie te verwerken. Je kunt hierbij helpen door middel van een inwerkplan waarmee de diaken in stappen kennismaakt met alle facetten van het diaconale werk. Het inwerken kan bestaan uit een aantal verschillende onderdelen, die hieronder worden uitgewerkt.

1. Inwerkavond voor nieuwe ambtsdragers

Ouderlingen en diakenen maken deel uit van een team dat samen aan het werk is in de gemeente van Christus. Ze zullen elkaar vaak tegenkomen en elkaars werk versterken en ondersteunen. Plan daarom samen met de kerkenraad een inwerkavond voor alle nieuwe ambtsdragers. Qua timing kan deze bijeenkomst goed voor de zomer worden georganiseerd. Op een dergelijke bijeenkomst kunnen de volgende elementen in elk geval een plek krijgen:

  • Wat is de visie van onze gemeente (waar willen we heen)?
  • Wat houdt het werk van de ouderling en diaken op hoofdlijnen in? Waar zit het verschil en waar zit de samenwerking?
  • Hoe werken de kerkenraad en diaconie (vergaderstructuur, gewoonten)?
  • Hoe werken kerkenraad en diaconie samen in beleid en praktisch in bijvoorbeeld wijkteams?

2. Bijeenkomst over diaconale zaken in het algemeen

Vervolgens is het goed om in een aparte bijeenkomst de nieuwe diakenen mee te nemen in het werk van de diaconie. Wees steeds helder over het doel van de diaconie: jullie bouwen aan een diaconale gemeente. Daar moeten focus, energie en gebed steeds op gericht zijn. De diaconie is er dus niet om al het diaconale werk zelf te doen.

De diaconie is er niet om al het diaconale werk zelf te doen

Een actueel diaconaal plan kan hierbij behulpzaam zijn. Daarin kun je nieuwe diakenen meenemen in de visie en de plannen van de diaconie. Tegelijkertijd is dit een perfect moment om als diaconie weer eens even stil te staan bij de vraag: waar willen we over een aantal jaren staan met de diaconale gemeente en hoe werken we daar de komende jaren concreet naar toe?

Ook een actuele versie van het handboek van jullie diaconie helpt nieuwe diakenen op weg. Dit handboek bevat alles met betrekking tot de praktische organisatie van het diaconale werk. Denk aan allerlei afspraken en procedures rondom vergaderingen, steunverlening en financiële reserves. Voor nieuwe diakenen is niets vanzelfsprekend. Het is daarom goed om dit handboek samen met hen door te nemen.

Tijdens deze bijeenkomst kunnen ook allerlei praktische zaken aan bod komen.

  • De wijze van vergaderen.
  • Het (diaconaal) huisbezoek:
    • Doel en inhoud.
    • Hoe voer je zo’n gesprek?
    • Wat is de plaats van gebed en bijbellezen daarin?
    • Hoe plan je je bezoeken?
    • Hoe rapporteren we op de vergadering?
  • Taken op de zondag en rondom het avondmaal.

Maak aan het eind afspraken over het vervolg van de inwerkperiode. Het is belangrijk dat nieuwe diakenen weten bij wie ze met hun vragen terecht kunnen. Stel een mentor of contactpersoon aan en kies daarvoor bij voorkeur iemand die goed kan overdragen.

3. Overdrachtsgesprek tussen de komende en de gaande diaken

Vanzelfsprekend zal de nieuwe wijkdiaken contact hebben met zijn voorganger om de wijk over te dragen. Wat speelt er in deze wijk? Wat is er gedaan in de afgelopen periode? Wat ging daarbij goed en wat fout? Vertrouwelijkheid is daarbij belangrijk, maar continuïteit ook. Vraag daarom aan gemeenteleden of je bepaalde zaken mag delen, zodat de nieuwe diaken niet op nul begint. Ga desnoods samen naar een adres voor overdracht.

Voelt de diaken zich op zijn gemak in zijn nieuwe rol?

Overlappende inwerkperiode

Voer aan het eind van de inwerkperiode een gesprek met de nieuwe diaken. Heeft deze voldoende informatie ontvangen? Zijn alle belangrijke zaken aan de orde geweest? Is duidelijk wat er de komende tijd verwacht wordt? Zijn er nog vragen of zaken die extra aandacht nodig hebben? Voelt de diaken zich op zijn gemak in zijn nieuwe rol?

Overweeg ten slotte om te werken met een overlappende inwerkperiode. Bijvoorbeeld door de nieuwe ambtsdragers in mei te bevestigen en de vertrekkende broeders twee maanden later te laten afzwaaien. Zo ontstaat een periode van twee maanden waarin de nieuwe ambtsdragers kunnen worden bijgepraat en ingewerkt. Dit zal het diaconale werk zeker ten goede komen!

Een paar concrete tips

Hier volgen een paar concrete tips:

  • Geef je op voor een classicaal of regionaal georganiseerde training voor nieuwe ambtsdragers. Is zo’n training er in jouw classis of regio nog niet? Neem dan contact op met het Diaconaal Steunpunt en vraag naar de mogelijkheden.
  • Volg als diaconie de videocursus ‘Bloeiend diaconaat’. Deze cursus wil diaconieën op een eigentijdse manier tools in handen geven. In drie avonden ga je aan de slag in je eigen gemeente, met behulp van een praktisch werkboek, diverse uitdagende verwerkingsopdrachten en een aantal korte videoclips. Kijk op www.bloeienddiaconaat.nl voor meer informatie.
  • Voer als voorzitter met iedere diaken een evaluatiegesprek: hoe gaat het nu, waar loop je tegenaan, heb je nog vragen, wat mis je aan kennis?
  • Voer een ‘exitgesprek’ met aftredende diakenen. In zo’n gesprek staan twee vragen centraal: hoe heeft de diaken zijn tijd bij de diaconie ervaren en welke zaken kunnen verbeterd worden? Deze input kan waardevol zijn voor de diaconie.
  • Informeer diakenen over de mogelijkheden van het Diaconaal Steunpunt en wijs hen op de maandelijkse nieuwsbrief van het Diaconaal Steunpunt.

Op welke manier worden nieuwe diakenen in jouw gemeente ingewerkt?

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef hieronder gerust je reactie...