Menu

Digitaal werken & Bereikbaarheid

Digitale tijdperk

In het digitale tijdperk vindt steeds meer communicatie plaats via email. Ook het Diaconale Steunpunt maakt veelvuldig gebruik van email. Om op de hoogte te blijven, is het belangrijk dat de contactgegevens van de diaconie up-to-date zijn. Het is praktisch, handig en verstandig om als diaconie een eigen email adres te hebben. Dat kan een eigen aangemaakt adres zijn, bijvoorbeeld een adres dat hoort bij de website van je gemeente. Je kunt ook een (gratis) gkv email adres aanvragen.

Controleer of je gegevens up to date zijn op www.handboekgkv.nl of op www.gkv.nl/kerklocaties.

Vertrouwelijkheid

Het is aan de diaconie zelf om afspraken te maken over hoe ze met vertrouwelijke informatie omgaan in het digitale tijdperk. Hierbij enkele opmerkingen om het maken van concrete beslissingen te vergemakkelijken.

  • In het e-mailverkeer gelden dezelfde regels als in de gebruikelijke manier van communiceren. De relatie tussen ambtsdrager en gemeentelid is een vertrouwensrelatie; het gemeentelid is op de hoogte van het delen van informatie met derden en kan hierin grenzen stellen en evt. correcties aanbrengen (inhoud en bereik). Tuchtsituaties of situaties waarin gemeentelid niet (meer) handelingsbekwaam is zijn uitgezonderd. Bij communicatie van vertrouwelijke informatie eerst overleg met collega-diaken of dominee en pas daarna, indien nodig, delen van informatie in de diaconie of kerkenraad.
  • Iedere diaken beschikt over een e-mailadres
  • Het is niet verstandig om het mailadres te delen met gezinsleden. Een eigen mailadres is aan te raden.
  • Het mailadres dient beveiligd te zijn met een (niet voorspelbaar) wachtwoord.
  • In enkele situaties zal voor de echtgenote een uitzondering gelden. Dit hangt af van de onderlinge afspraken en omgang in het huwelijk.
  • De e-mail kan niet zonder toestemming van de betreffende diaken worden geopend door anderen
  • Vertrouwelijke informatie over personen wordt niet per mail verspreid, desnoods kan met initialen een persoon worden aangeduid.
  • We moeten er vanuit gaan dat in principe alle digitale informatie op enigerlei wijze te kraken is, hoe goed de beveiliging ook is. Alles voorkomen kan niet, tenzij er onwerkbare situaties ontstaan (bv alles verzegeld per GKV-koerier verzenden). Blijf dus alert, wees extra voorzichtig, laat informatie niet slingeren, maar accepteer een bepaalde mate van onzekerheid. Waar gehakt wordt vallen spaanders (in welke vorm dan ook)!

Een eigen email adres is goud waard

Komt de mail voor de diaconie binnen op je privé mailadres of heeft de diaconie een eigen mailadres? Inmiddels heeft een groot deel van de diaconieën de voordelen ontdekt van zo’n eigen emailadres voor de diaconie. Zo’n duidelijk herkenbaar mailadres is belangrijk én gemakkelijk. Stap daarom ook over en vraag een eigen mailadres aan voor de diaconie. Heeft je gemeente een eigen website? Vraag dan bij de websitebeheerder een mailadres aan (bijvoorbeeld diaconie@openpoort.nl). Je kunt ook een gkv.nl mailadres aanvragen zoals diaconie@steenwijkerland.gkv.nl. Kijk daarvoor op www.gkv.nl > hosting of neem contact op met het Diaconaal Steunpunt.

 

Diaconaal Steunpunt is

Derk Jan Poel

Teamleden van Diaconaal Steunpunt