Menu

Communicatie en zichtbaarheid

We praten de hele dag, sturen mails en appjes, posten op social media. Het gaat ons makkelijk af. Hoe zit het met jou als diaken? Communiceer je dan net zo soepel?

Schrijven of spreken voor een grote groep, binnen of buiten de gemeente is vaak lastiger. Toch is het belangrijk om de mensen te bereiken waar je mee aan de slag wilt. Of het nu gaat om gemeenteleden te stimuleren iets voor een ander te doen, of om mensen te krijgen voor een klus, voor het organiseren van een activiteit. Of door samen iets te betekenen voor de buurt.

Het maken van een diaconaal plan is een mooie voorzet. Er is dan al over veel nagedacht. Je kunt het plan uitbreiden met een overzicht wanneer/bij welke gelegenheid je communiceert. Dan is het een vaste activiteit die niet vergeten wordt.

Is er nog geen diaconaal plan? Dan kun je ook een communicatieplan maken waarin je voor elke maand een onderwerp zet dat je de aandacht wilt geven. Op die manier kun je gaandeweg een jaar de taken van de diaconie voor het voetlicht brengen. De ene keer kun je het mondeling doen, de andere keer schriftelijk. Wil je dat je boodschap goed blijft hangen en aanzet tot actie, kies dat voor verschillende manieren van communicatie.

Tips

1. Wat is je doel?

Wees je bewust van het doel van de communicatie.

Misschien een open deur, maar het is een goed startpunt. Waarom wil de diaconie communiceren?

Het is een middel om zichtbaar te zijn. Naast de ‘stille hulp’ gebeurt er veel meer. Als je niet weet wat er mogelijk is, krijg je geen hulpvragen. Als je niet weet wat er nodig is, krijg je geen mensen die willen helpen.

4. Wees enthousiast

Breng je boodschap uitnodigend en met enthousiasme.

Als je laat merken dat je naast mensen staat, zullen ze makkelijker over de hoge drempel komen. Het is de toon die de muziek maakt. Vooral ook op de website als je het werk van de diaconie uitlegt.

Met een enthousiast bericht heb je grote kans dat mensen warm lopen en zich aanmelden.

2. Wie, wat, hoe?

Bepaal eerst wie je wil bereiken en met welke boodschap en met welk communicatiemiddel.

We krijgen dagelijks al veel informatie te verwerken. Heel wat is niet voor ons van belang. Wees daarom selectief en communiceer gericht. Bijvoorbeeld:
Welke groep gemeenteleden spreek je aan om anderen naar de kerk te rijden.
We kunnen op heel veel manieren communiceren. Maar welk middel is effectief voor de boodschap die je hebt. Soms is bellen handig als je ook wilt overleggen. Hebben mensen tijd nodig om over je verzoek na te denken, dan kan een mail beter zijn. Heb je snel hulp nodig om voor een oudere boodschappen te halen, dan is een groepsapp passend.

5. Breng het aansprekend

Breng het nieuws levendig en aansprekend.

Wat geeft een beter beeld: “De collecte van vorige week heeft € 857,15 opgebracht” of: “Dankzij de collecte van vorige week hebben we 23 gezinnen die niet met vakantie kunnen verrast met een doos zomerse boodschappen.”

3. Sluit aan bij je doelgroep

Gebruik de communicatie-middelen van je doelgroep en spreek hun taal.

Heb je jongeren nodig? Tien tegen één dat ze een groepsapp hebben. Op een mail zul je vrijwel geen response krijgen. Probeer je boodschap kort en bondig te formuleren. Maak de lezer nieuwsgierig, dat zet aan tot actie. Voor lange teksten heeft niemand tijd. Een aansprekend plaatje erbij helpt zeker.

Luisteren kan zoveel zeggen

6. Wat is jouw verhaal?

Maak een paar pitches, zodat je snel in drie zinnen kunt uitleggen 

- wie en hoe jouw kerk helpt
- wat diaconaat is
- wat de rol van de diaken is

Leuk voor jouw en je gesprekspartner dat je dat snel en soepel kunt uitleggen.

Een greep uit de voorraad communicatiemiddelen: kerkblad, mededeling voor de dienst, bericht via de beamer, brief, mail, sms, app, telefoontje, bezoekje aan huis of aan de (huis)kring, gesprekje bij het koffiedrinken, flyer, bericht op intranet, website

Diaconale nieuwsbrief

Je kunt als diaconie periodiek een diaconale nieuwsbrief uitgeven. Bijvoorbeeld 3 keer per jaar. Dat kan via mail, maar je kunt er ook voor kiezen om een fysieke nieuwsbrief te verspreiden.

Zorg dan voor een beknopte versie, zodat gemeenteleden bij wijze van spreken voor de dienst het al gelezen hebben. Als het mee naar huis gaat, loop je de kans dat de nieuwsbrief in de tas of binnenzak blijft zitten of gelijk bij het oud papier verdwijnt.

Je kunt algemene informatie opnemen. Je kunt er ook voor kiezen om elke nieuwsbrief een thema voor het voetlicht te brengen. Werk met vooral korte stukjes en praktische tips waar gemeenteleden in hun dagelijks leven wat mee kunnen.

Vraag de predikant om een door de diaconie aangedragen thema meer centraal te zetten in de dienst en de preek en laat de nieuwsbrief dan aanhalen op dat thema.

Hieronder vind je een aantal mooie voorbeelden van de Hervormde Gemeente in Ede:

Informatiefolder
Website
Zondagse samenkomst
Gesprekken

Diaconaal Steunpunt is

Derk Jan Poel

Teamleden van Diaconaal Steunpunt