Archiveren van diaconale stukken

Hier vindt u enige tips hoe om te gaan met het archief van de diaconie.

Hoe ga ik om met het archief van de diaconie?
Bewaar niet alles, maar gooi ook niet te snel iets weg. Eigen materiaal en correspondentie zal vooral bewaard dienen te blijven. Eigen besluiten (algemeen en persoonlijk) zijn zeker het bewaren waard.
De stukken van de diaconie zijn een onderdeel van de stukken van de gehele kerk. De inactieve stukken kunnen daarom het beste worden overgedragen aan de archivaris van de kerk.

Wat is de bewaartermijn van stukken?
  • bewaartermijn van financiële stukken is 7 jaar (wettelijk verplicht)
  • uitvoer- en beleidstukken nooit weggooien (is wenselijk volgens archivaris)
  • voor persoonlijke informatie geldt een termijn/regeling. Na 20 (tot 50) jaar pas toegankelijk (voor onderzoekers die specifiek naar informatie zoeken).

Het verdient aanbeveling het archiveren te coördineren met de archivaris van uw gemeente. Onderstaand is een globaal schema opgenomen hoe u de bewaartermijn van diverse stukken kunt bepalen.

niet weg
10 jaar
5 jaar
2 jaar
  • beleidstukken
  • Gegevens over ondersteuning
  • Gegevens over leningen
  • Financiën
  • Overzichten van giften aan diverse instellingen
  • Huisbezoek rooster
  • Rapportage huisbezoeken
  • Korte verslagen diaconie vergadering
  • CDC verslagen
  • PDC verslagen
  • Classis vergaderingen
  • Verslagen deputaten ad art. 22 KO
  • Notities Diaconaal Steunpunt
  • Oude agenda's diaconie vergaderingen
  • Ingekomen stukken diverse barmhartigheidsinstellingen

Wat is het verschil tussen weggooien en opschonen?
Bij weggooien gaat het volledige archief verloren. Bij opschonen wordt een selectie gemaakt van de stukken, zodat de stukken kunnen worden weggegooid en andere kunnen worden gearchiveerd en bewaard blijven voor het nageslacht.

Wat is het nut van een archief?
Een archief is handig om de eigen besluiten en onderliggende argumenten nog eens terug te lezen. Dit voorkomt dwaling wegens gebrek aan (historische) kennis. Ook is een archief heel belangrijk voor onderzoekers die onderzoek doen naar een kerk, een familie of een specifiek onderwerp uit het verleden.

Welke stukken moeten zoal bewaard worden?
Bewaar vooral de beleidsstukken (notulen, jaarstukken, jaarverslagen e.d. De uitvoeringsstukken zijn vaak minder interessant (stembriefjes e.d.). De stukken van classisbijeenkomsten worden vaak op een andere plek bewaard. Wellicht goed om hierover afspraken te maken in de classis.

Hoe kun je stukken anonimiseren?
Het is goed mogelijk om de notulen te anonimiseren waar het vertrouwelijke informatie betreft. Iedere situatie kan in de notulen worden weergegeven met een code. In een aparte lijst worden codes gekoppeld aan personen. Die lijst kan separaat beschikbaar zijn tijdens de vergadering en vervolgens alleen bij enkelen (penningmeester, voorzitter e.d.), zo lang als relevant i.v.m. de situatie.

Hoe moet ik archiveren in een digitaal tijdperk?
Veel informatie gaat tegenwoordig digitaal. Dit vraagt een andere manier van archiveren. Zorg in ieder geval voor een overzichtelijk mappenstructuur waarin alle documenten kunnen worden opgeborgen.
In de tussentijd kunnen een keer per jaar de relevante stukken/mappen uit het digitale archief worden geprint en toegevoegd aan het bewaararchief.

Papieren zijn evt. te scannen en ook digitaal op te slaan. Een laptop/beamer tijdens de vergadering zou in de toekomst handig kunnen zijn. Zorg voor regelmatige back-up op een veilige plek. Een diaconie-/kerkelijk-intranet is wellicht ook een optie voor de toekomst. Overleg dit punt ook met de archivaris.

Waar kan ik meer informatie over archiveren vinden?
In Kampen zit het Archief- en DocumentatieCentrum van de GKv (www.adckampen.nl). Hier werkt een gediplomeerd archivaris. Gooi dus nog niet zomaar iets weg, maar vraag eerst om advies in deze. En overleg met de archivaris van de eigen kerk of classis.