Wat is het nut van een archief?

Een archief is handig om de eigen besluiten en onderliggende argumenten nog eens terug te lezen. Dit voorkomt dwaling wegens gebrek aan (historische) kennis. Een andere, maar niet minder belangrijke reden voor goed archiefbeheer is: archiefstukken zijn de bronnen voor de geschiedschrijving. Allereerst natuurlijk voor die van de eigen gemeente, ter gelegenheid van een jubileum, de ingebruikname / sluiting van een kerkgebouw of ten behoeve van een gids voor nieuwe gemeenteleden, artikelen in het kerkblad, het jaarboekje, etc. Maar daarnaast is het archief ook van belang voor de geschiedenis van de plaats en de regio waar de kerk gevestigd is.

Welke stukken moeten zoal bewaard worden?

Bewaar vooral de beleidsstukken (notulen, jaarstukken, jaarverslagen e.d). De uitvoeringsstukken zijn vaak minder interessant (stembriefjes e.d.).De stukken van classisbijeenkomsten worden vaak op een andere plek bewaard.Wellicht goed om hierover afspraken te maken in de classis.

Hoe ga ik om met het archief van de diaconie?

Bewaar niet alles, maar gooi ook niet te snel iets weg. Eigen materiaal en correspondentie zal vooral bewaard dienen te blijven. Eigen besluiten (algemeen en persoonlijk) zijn zeker het bewaren waard. De stukken van de diaconie zijn een onderdeel van de stukken van de gehele kerk. De inactieve stukken kunnen daarom het beste worden overgedragen aan de archivaris (scriba) van de kerk.

Wat is de bewaartermijn van stukken?

Hieronder volstaan we met het geven van enkele vuistregels. Uitzonderingen hierop zijn goed denkbaar:

Onbepaald: besluitlijsten, notulen (voor zover het geen persoonlijke zaken bevat), beleidsplannen, projectinformatie, correspondentie met de kerkenraad, waardedocumenten, contracten, stukken van historische waarde

5-10 jaar: Financiële gegevens (inkomsten en uitgaven), ondersteuning en leningen, giften

3-5 jaar:  Algemene correspondentie, rapportage huisbezoeken, huisbezoekroosters, collecteroosters, informatie over hulpverlenende instellingen

1-3 jaar:Informatie die snel veroudert, zoals: namen en adressen, wetgeving, vergaderroosters, actielijsten en vertrouwelijke notulen;

Neem bij twijfel contact op met het Diaconaal Steunpunt of met de archivaris van het ADC in Kampen.

Hoe kun je stukken anonimiseren?

Het is goed mogelijk om de notulen te anonimiseren waar het vertrouwelijke informatie betreft. Iedere situatie kan in de notulen worden weergegeven met een code. In een aparte lijst worden codes gekoppeld aan personen. Die lijst kan separaat beschikbaar zijn tijdens de vergadering en vervolgens alleen bij enkelen (penningmeester, voorzitter e.d.), zo lang als relevant i.v.m. de situatie.

Hoe moet ik archiveren in een digitaal tijdperk?

Inderdaad: tijden veranderen. Veel informatie gaat tegenwoordig digitaal. Dit vraagt een andere manier van archiveren. Zorg in ieder geval voor een overzichtelijk mappenstructuur waarin alle documenten kunnen worden opgeborgen.

Kies een toekomstvast opslag formaat

Binnen een periode van tien tot vijftien jaar kan software al zover zijn doorontwikkeld dat oudere formaten niet meer te lezen zijn. De oplossing voor dit probleem is het gebruik van officieel goedgekeurde standaardformaten. 

De overheid heeft een lijst opgesteld van formaten die geschikt zijn voor langdurige opslag (zie www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden). Naast formaten als PDF/A-1 worden de zogenaamde Open Standaarden (ODF: Open Document Format) genoemd als langdurig houdbare formaten om documenten in op te slaan. Deze formaten zijn te herkennen aan extensies als .odt (open document text) of odb (b voor databank) enz. Het voordeel van deze formaten is dat ze door zowel machine als de mens kunnen worden gelezen. Ze zijn namelijk op tekst gebaseerd (een vorm van XML). Hierdoor is de tekst en de verhoudingen van de verschillende onderdelen binnen een tekst voor een groot gedeelte te bepalen zonder dat het daarbij behorende programma moet worden gebruikt. Al komt het document natuurlijk pas volledig tot zijn recht in het programma Writer o.i.d.) waarmee het vervaardigd is.
In een programma als de Office Suite van OpenOffice.org wordt als standaard formaat dit ODF gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om documenten te exporteren naar PDF/A-1. Dit betekent dat werken met deze software al veel problemen met de juiste formaten ondervangt. Het is niet langer nodig om met speciale programma’s alle documenten om te zetten in PDF of in ODF. Dit kan eenvoudig in OpenOffice.org zelf geregeld worden. Het mooie is ook nog: het is helemaal gratis!

Meer over digitaal archiveren vind je op de website van het ADC in Kampen.

Is archiveren met behulp van gratis clouddiensten mogelijk?

Wanneer we het hier over de “Cloud” hebben, bedoelen we in de eerste plaats de gratis clouddiensten zoals Dropbox, Google Drive, iCloud enz. Deze diensten zijn erg handig voor persoonlijk gebruik en voor het uitwisselen van documenten over verschillende platforms, maar voor een duurzaam en verantwoord digitaal archiefbeheer zijn ze volgens het ADC ongeschikt. Meer hierover kun je lezen in het artikel Archiveren in de cloud.

Waar kan ik meer informatie over archiveren vinden?

In Kampen zit het ADC van de GKv. Op dit Archief- en DocumentatieCentrum werkt een gediplomeerd archivaris. Gooi dus nog niet zomaar iets weg, maar vraag eerst om advies in deze. En overleg met de archivaris van de eigen kerk of classis. Op de website van het ADC lees je meer over archiefbeheer.

Staat je vraag er niet bij?

Stel je vraag dan via het onderstaande formulier.

1 + 5 = ?