Kascontrole is geen bedreiging

Kascontrole van de diaconie is belangrijk voor diegene die de gelden (penningen) beheert. Iedere diaconie kent inkomsten en uitgaven. Deze worden zorgvuldig ingezameld en beheerd. Het is goed om van tijd tot tijd hierover te rapporteren en deze te laten controleren. Het betreft immers geld van en voor derden. Een diaconie of penningmeester heeft recht op een controle! Door een goede controle wordt het vertrouwen in een goed beheer van de ontvangsten en uitgaven versterkt. Ook gaat hiervan een preventieve werking uit m.b.t. foutjes in de administratie of besteding. Hieronder volgen enkele overwegingen en richtlijnen voor een dergelijke controle.

Uitgangspunten kascontrole

Primair zijn de diakenen verantwoordelijk en aansprakelijk voor het gevoerde beleid en beheer. Verantwoording van het gevoerde beleid wordt eenmaal of tweemaal per jaar afgelegd aan de kerkenraad en gemeente. De kascontrole van de diaconie is hiervoor een belangrijk instrument.  Hieronder volgen enkele aanwijzingen/aandachtspunten voor deze controle. Het zal duidelijk zijn dat, vanwege de verschillende manieren waarop door diaconieën/kerken een administratie wordt bijgehouden, deze aandachtspunten vooral de hoofdlijnen betreffen.

1. Benoeming van leden controlecommissie

De benoeming zal als regel door de kerkenraad worden gedaan. Het is handig om leden te benoemen die affiniteit met financiën en controle hebben. Een benoeming voor tenminste twee jaar draagt bij aan behoud van kennis en continuïteit. Rapportering zal aan de kerkenraad geschieden met mogelijke verbeterpunten en reactie daarop van de diakenen.

2. Beschrijving van de administratieve organisatie

Als de organisatie niet goed geregeld is, lost controle op een later tijdstip dit gebrek in de werkwijze als regel niet op. Daarom is een beschrijving van de administratieve organisatie belangrijk. Hierin worden de activiteiten beschreven die door de diakenen uitgevoerd worden en financiële effecten hebben. Anders gezegd: hoe is het een en ander geregeld met betrekking tot de ontvangsten en de uitgaven? Om een voorbeeld te noemen: in deze beschrijving staat wat er precies gebeurt met de collectegelden als de collectezakken na een kerkdienst in de consistorie geleegd worden tot het moment van storting bij een bank. Dit geldt niet alleen voor de ontvangsten, maar ook voor de uitgaven. Dus wie doet wat, wie is er bij betrokken, wat wordt vastgelegd en wie krijgt deze informatie? Aan de hand van deze beschrijving zullen eventuele zwakke plekken aan het licht komen. Dit is niet alleen van belang voor de controlecommissie, maar de diakenen kunnen hier ook hun winst mee doen om de organisatie aan te scherpen en te verbeteren. Een heldere beschrijving verkleint de kans op fouten of misbruik.

Punten voor de beschrijving

In de beschrijving worden de volgende punten meegenomen:

  1. organisatie rond collecten (incl. het gebruik van collectemunten of bonnen)
  2. verantwoording van giften die per kas worden ontvangen
  3. uitgaven wegens quota, andere giften etc.
  4. uitkeringen aan personen:
    • wat is de procedure?
    • hoe vindt besluitvorming plaats?
    • (hoe) worden deze besluiten vastgelegd in een besluitenlijst?
    • vindt controle van individuele diakenen plaats m.b.t. uitdelen van volledige steunbedragen, tekenen voor ontvangst

3. Controle van de werkzaamheden

Op basis van de beschrijving van de administratieve organisatie worden de uit te voeren controlewerkzaamheden opgesteld en afgewerkt. Benadrukt wordt dat met name de zwakke punten (risicogebieden) in de organisatie gecontroleerd moeten worden. Enkele algemene aandachtspunten voor de controle werkzaamheden zijn:

  • Beoordeling van de jaarcijfers (ontvangsten en uitgaven) en de verantwoording in vergelijking met de begroting en cijfers van het vorig jaar. Analyse van belangrijke verschillen en vaststellen oorzaken;
  • Vaststelling van de volledigheid van het aantal verantwoorde collectes, aan de hand van het vastgestelde collecterooster; beoordeling van de hoogte van de individuele collectes (avondmaalcollectes zijn als regel hoger dan gewone collectes, vakantieperiodes etc.)
  • Toetsing van de organisatie zoals beschreven. Dit betekent dat er nagegaan wordt of de beschreven procedures correct zijn nagekomen of worden gevolgd. Soms is hiervoor een daadwerkelijke waarneming van bepaalde activiteiten nodig, bv: tellen en storten van collectegelden na de kerkdienst, gaat dat zoals voorgeschreven?
  • Gerichte controle van gegevens aan de hand van facturen, declaraties en andere (externe) bescheiden, waaronder bankdagafschriften, alsmede besluitenlijst ondersteuning/uitkeringen gemeenteleden en giften (evt. steekproefsgewijs).
  • Opstellen van eventuele bevindingen en bespreekpunten met diakenen; aanbevelingen en afsluitende brief aan de kerkenraad.

Kascontrole geen bedreiding

Uit het voorgaande mag duidelijk zijn dat controle op zich geen bedreiging is voor de penningmeester, maar eerder een middel om hem en de diaconie scherp te houden. Het voorkomt ook dat middelen verkeerd (buiten afspraken om) of voor eigen doelen worden besteed. Een penningmeester heeft recht op controle. Naast aandacht voor de cijfers en administratie is het goed om ook aandacht te hebben voor de mens die deze taken uitvoert. Wees altijd bereid om je werk te verantwoorden, of het nu diaconaal werk in de wijk is, of financiële handelingen betreffen. Hou elkaar scherp en zuiver voor God!

Penningmeester eerstverantwoordelijk

Ingeval een gemeentelid (of financiële commissie) de financiële administratie van de diaconie voert, dient er desondanks een diaken aangewezen te worden als penningmeester. Deze is het formele aanspreekpunt voor vragen over de financiën van de diaconie en daarmee eerstverantwoordelijk namens de diaconie. De penningmeester dient altijd ook zelf controle uit te voeren op de administratie en deze vervolgens ter controle aan te bieden aan de controlecommissie.

Downloads

De bovenstaande beschrijving kun je hieronder downloaden:

Controle boekhouding diakonie