Hoe ga ik om met het archief van de diaconie?

‘Wie wat bewaart die heeft wat’ klinkt een bekend Nederlands spreekwoord. In hoeverre geldt dat voor het archief van de diaconie? Over het algemeen bewaren we echter te lang teveel informatie. Een tendens die vergroot wordt in dit digitale tijdperk. Daarom is het belangrijk om van te voren af te spreken hoe je omgaat met het verzamelen, bewaren en weer beschikbaar stellen van informatie. Daarbij is de kernvraag: waarom leg je informatie vast? Vervolgens kun je bedenken wat je wilt bewaren en hoelang.

archief

Wat is de bewaartermijn van stukken?

Hoe lang moet je stukken bewaren? Hierop is geen eenduidige antwoord te geven. De bewaartermijn van financiële stukken is 7 jaar (wettelijk verplicht). Verder volstaan we met het geven van enkele vuistregels. Uitzonderingen hierop zijn goed denkbaar.

Bewaar niet alles, maar gooi ook niet te snel iets weg. Met name het eigen materiaal en correspondentie zal bewaard dienen te blijven. Eigen besluiten (algemeen en persoonlijk) zijn zeker het bewaren waard. De stukken van de diaconie zijn een onderdeel van de stukken van de gehele kerk. De inactieve stukken kunnen daarom het beste worden overgedragen aan de archivaris van de kerk.

Onbepaald5-10 jaar3-5 jaar1-3 jaar
Besluitlijsten, notulen (voor zover het geen persoonlijke zaken bevat), beleidsplannen, projectinformatie, correspondentie met de kerkenraad, waardedocumenten, stukken van historische waardeFinanciële gegevens (inkomsten en uitgaven), ondersteuning en leningen, giften
Algemene correspondentie, rapportage huisbezoeken, huisbezoekroosters, collecteroosters, informatie over hulpverlenende instellingen
Informatie die snel veroudert, zoals: namen en adressen, wetgeving, vergaderroosters, actielijsten en vertrouwelijke notulen;

Meer weten? Kijk bij de veelgestelde vragen!