Hoe rapporteer je als diaken

Als diaken voer je gesprekken. Hoe rapporteer je daarover? Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie? Hoe betrek je de diaconie bij beslissingen?

Privacy protocol

Er is een privacy protocol dat handvatten wil geven bij diverse aspecten rondom privacy.

Eigen notities

Naast de standaardgegevens van het bezochte adres (gezinssituatie, leeftijden, etc – zie kerkboekje) schrijf je voor jezelf op wat nodig is om je ambtswerk naar behoren te kunnen doen.

Noteer een aantal aandachtspunten per gesprek. Het betreft dan de hoofdzaken van het gesprek dat heeft plaatsgehad. Te denken valt aan een specifieke gezinssituatie, zaken waar je op terug moet komen, adviezen, gemaakte afspraken e.d. Je kunt natuurlijk ook je eigen beoordeling van het gesprek noteren.

Alles wat genoteerd wordt, mag het gegeven vertrouwen niet beschamen. Zorg er dus voor dat je notities niet zomaar ergens ‘rondslingeren’. Als je je notities digitaal bijhoudt, zorg er dan voor dat het bestand met een wachtwoord vergrendeld is. Stel je voor dat je een virusinfectie oploopt en dat een willekeurig bestand van je harde schijf naar alle mensen in je adresboek wordt verstuurd. Je zou niet de eerste zijn bij wie dat gebeurt!

Rapportage diaconie

Wat voor het maken van persoonlijke notities geldt, geldt minstens zo sterk voor de rapportage in de diaconievergadering. Rapporteer wat noodzakelijk is voor de voortgang van het werk, bepaal wat je eventueel expliciet in de notulen vastgelegd wil hebben. Door rapportage kan de voortgang van het afleggen van huisbezoeken worden bijgehouden.

Tijdens de diaconale vergaderingen kunnen de volgende zaken gerapporteerd worden:

  • situaties waar advies van de andere diakenen nodig is.
  • punten waarover gezamenlijk beslist moet worden, bijv. financiële hulpverlening.
  • welke gaven zijn aangetroffen.
  • welke behoeften zijn waargenomen (waar gaven ingezet kunnen worden).

Vertrouwelijk informatie

Een deel van de informatie die de diaken ter ore komt is vertrouwelijk van aard. Het is essentieel om daarmee zorgvuldig om te gaan. Goede afspraken daarover bevorderen de openheid waarmee gemeenteleden de diakenen zullen benaderen. Daardoor zal de uitoefening van het diaconale ambt beter tot zijn recht komen.

We kunnen de volgende uitgangspunten formuleren:

  • Gemeenteleden moeten zich met hun vertrouwelijke informatie veilig weten bij de ambtsdragers. Zaken die geen brede diaconale of pastorale bearbeiding wenselijk of noodzakelijk maken, houdt de ambtsdrager voor zich.
  • Er mogen geen diaconale zaken buiten de diaconie(vergadering) om behandeld worden.
  • Alleen met instemming van de betrokkene(n) kan informatie in een breder verband besproken worden. Daarbij is het niet eens altijd nodig om namen te noemen.