Tips en truucs voor in het digitale tijdperk

In het digitale tijdperk is het goed om bewust om te gaan met digitale informatie. Zeker van privé zaken wil je niet dat die zo maar op straat komen te liggen. Hoe gaat u om met het archief, bent u goed bereikbaar als diaconie en hoe zorg je ervoor dat vertrouwelijke informatie ook vertrouwelijk blijft. Op deze pagina’s enkele praktische handreikingen. Tips en truucs vanuit ‘het veld’ zijn van harte welkom!

vertrouwelijkheid

Het is aan de diaconie zelf om afspraken te maken over hoe ze met vertrouwelijke informatie omgaan in het digitale tijdperk. Hierbij enkele opmerkingen om het maken van concrete beslissingen te vergemakkelijken.

  • In het e-mailverkeer gelden dezelfde regels als in de gebruikelijke manier van communiceren. De relatie tussen ambtsdrager en gemeentelid is een vertrouwensrelatie; het gemeentelid is op de hoogte van het delen van informatie met derden en kan hierin grenzen stellen en evt. correcties aanbrengen (inhoud en bereik). Tuchtsituaties of situaties waarin gemeentelid niet (meer) handelingsbekwaam is zijn uitgezonderd. Bij communicatie van vertrouwelijke informatie eerst overleg met collega-diaken of dominee en pas daarna, indien nodig, delen van informatie in de diaconie of kerkenraad.
  • Iedere diaken beschikt over een e-mailadres
  • Het is niet verstandig om het mailadres te delen met gezinsleden. Een eigen mailadres is aan te raden.
  • Het mailadres dient beveiligd te zijn met een (niet voorspelbaar) wachtwoord.
  • In enkele situaties zal voor de echtgenote een uitzondering gelden. Dit hangt af van de onderlinge afspraken en omgang in het huwelijk.
  • De e-mail kan niet zonder toestemming van de betreffende diaken worden geopend door anderen
  • Vertrouwelijke informatie over personen wordt niet per mail verspreid, desnoods kan met initialen een persoon worden aangeduid.
of
  • Spreek binnen de diaconie en evt de kerkenraad één wachtwoord af.
  • Beveilig vertrouwelijke documenten met het afgesproken wachtwoord (en zorg voor neutrale documentnaam).

Tips

  • Om het verspreiden van virussen tegen te gaan (en daarmee de kans op het verspreiden van vertrouwelijke informatie en documenten) is het raadzaam om de verzendoptie BCC te gebruiken. (dus niet ‘AAN’ of ‘CC’!, maar ‘BCC’)
  • In dat geval dient ieder diaconielid over een actuele verzendlijst te beschikken, aangezien de optie ‘allen beantwoorden’ / ‘reply all’ niet meer leidt tot het verzenden naar alle ontvangers van de moedermail (1e e-mail). Dit kan in een word-bestand worden aangeleverd.

We moeten er vanuit gaan dat in principe alle digitale informatie op enigerlei wijze te kraken is, hoe goed de beveiliging ook is. Alles voorkomen kan niet, tenzij er onwerkbare situaties ontstaan (bv alles verzegeld per GKV-koerier verzenden). Blijf dus alert, wees extra voorzichtig, laat informatie niet slingeren, maar accepteer een bepaalde mate van onzekerheid. Waar gehakt wordt vallen spaanders (in welke vorm dan ook)!